Pořádající instituce nehradí účastníkům výdaje související s účastí na konferenci.
V Plzni se nachází velké množství hotelů, můžeme doporučit hotel Victoria, Borská 19 či hotel Central, náměstí Republiky 33.
Strava (občerstvení) se během konference nebude podávat, v sále v muzeu není povolena konzumace potravin. Uvažujeme o následném posezení v nějaké blízké restauraci.